E-Mail-Marketing Beispiele: 4 Ideen, die in 2025 noch funktionieren

E-Mail-Marketing gehört zu den Kanälen, die regelmäßig totgesagt werden – und sich dann doch wieder als erstaunlich wirksam erweisen. Der Grund ist einfach: Wer es richtig macht, erreicht Menschen direkt, persönlich und zum richtigen Zeitpunkt. Statt wahllos Newsletter zu verschicken, geht es heute um gezielte Kommunikation, die auf konkrete Auslöser reagiert.

Laut einer Prognose von Statista wird die Anzahl der E-Mail-Nutzer weltweit bis zum Jahr 2025 auf etwa 4,6 Milliarden ansteigen. (TrueList)

In diesem ersten Teil beleuchten wir die Grundlagen und beantworten zentrale Fragen, bevor wir im zweiten Teil konkrete E-Mail-Marketing-Beispiele vorstellen.

Ist E-Mail-Marketing noch zeitgemäß?

Ja – vorausgesetzt, es wird richtig eingesetzt. E-Mail ist nach wie vor einer der wenigen Kanäle, über den Unternehmen direkten Zugang zu ihren Zielgruppen haben. Anders als bei Social Media oder Online-Werbung braucht es keine Plattform, keinen Algorithmus und keine bezahlten Reichweiten. Eine gut gemachte E-Mail erreicht den Empfänger ohne Umwege – und bleibt auffindbar.

Laut Statistik nutzen über 85 Prozent der Deutschen regelmäßig E-Mails. Im beruflichen Alltag ist sie sogar unersetzlich. Gerade im Vertrieb, Kundenservice und Marketing bleibt E-Mail das Mittel der Wahl, wenn es um gezielte Informationen oder automatisierte Kommunikation geht.

Aber: Zeitgemäß ist E-Mail-Marketing nur, wenn es sich an die veränderten Erwartungen anpasst. Nutzer wollen keine allgemeinen Newsletter, sondern individuelle Nachrichten mit echtem Bezug. Genau hier setzt modernes, signalbasiertes E-Mail-Marketing an.

E Mail Marketing Beispiele: Wie sieht ein gutes Mailing aus?

Ein gutes Mailing wirkt nicht wie Werbung. Es hat ein klares Ziel, ist gut strukturiert und nachvollziehbar formuliert. Der Inhalt muss dem Empfänger zeigen, dass die Nachricht für ihn relevant ist – und zwar nicht irgendwann, sondern genau jetzt.

Die wichtigsten Merkmale:

• Klarer Betreff: kurz, konkret, ohne leere Versprechungen
  
  
• Direkter Einstieg: kein Small Talk, sondern ein klarer Bezug zur Aktion oder zum Anlass
  
  
• Ein Thema pro Mail: keine überladenen Inhalte, keine Angebotslisten
  
  
• Klare Struktur: lesbare Absätze, einfache Sprache, ein eindeutiger Call-to-Action
  
  
• Mobil optimiert: kurze Texte, keine unnötigen Bilder oder Anhänge
  
  

Ein gutes E-Mail-Marketing-Mailing beantwortet immer die Frage: Warum bekommt der Empfänger diese Nachricht – und was soll er als Nächstes tun?

E-Mail-Marketing Beispiele: Was funktioniert heute wirklich?

Wer nach E-Mail-Marketing-Beispielen sucht, findet oft generische Newsletter oder Rabattaktionen. Doch die erfolgreichsten Kampagnen basieren auf einem anderen Prinzip: Sie reagieren auf konkrete Auslöser – zum Beispiel eine Tischreservierung, einen Produktbesuch oder den Download eines Whitepapers.

Solche Beispiele sind nicht einfach „gut gemacht“, sie sind gut getimt. Sie nutzen das Verhalten des Nutzers oder externe Ereignisse als Anlass für die Mail. Das ist der Kern von signalbasiertem E-Mail-Marketing.

In Teil zwei dieses Beitrags zeigen wir vier solcher E-Mail-Marketing-Beispiele – aus Gastronomie, E-Commerce, B2B und Recruiting. Alle beruhen auf einem klaren Signal und folgen einer durchdachten Struktur.

Aber was bringt Menschen dazu, E-Mails bis zum Ende zu lesen?

Menschen lesen keine Mails zu Ende, weil sie höflich sind. Sie lesen weiter, wenn sie in den ersten Sekunden erkennen: Diese Nachricht ist für mich. Dafür braucht es keinen aufwendigen Text, sondern eine klare Botschaft, einen echten Bezug zum Empfänger und ein Ziel.

Das funktioniert dann besonders gut, wenn:

• Die Mail einen konkreten Auslöser hat
• Die Sprache direkt und verständlich ist
• Die Mail einen klaren Nutzen oder Anreiz bietet
• Und der nächste Schritt einfach nachvollziehbar ist

Ob jemand bis zum Ende liest, entscheidet sich in den ersten drei Zeilen. Wer da nicht überzeugt, verliert.

Das A und O für erfolgreiches E-Mail-Marketing?

Das Wichtigste ist nicht die Versandfrequenz, nicht das Design, nicht das Tool. Sondern: Relevanz im richtigen Moment.

Erfolgreiches E-Mail-Marketing basiert auf dem Prinzip: Nicht schicken, weil man es geplant hat – sondern weil es jetzt Sinn ergibt. Das bedeutet:

• Die Mail wird durch ein konkretes Ereignis ausgelöst (z. B. eine Reservierung oder ein Stellenwechsel)
  
• Der Inhalt passt zum Empfänger und seinem aktuellen Kontext
  
• Die Technik im Hintergrund ist automatisiert, aber der Text wirkt persönlich

Im zweiten Teil sehen wir uns an, wie genau das funktioniert – inklusive Tools, Abläufen und vier detailliert beschriebenen E-Mail-Marketing-Beispielen.

Rechtliche Grundlagen im E-Mail-Marketing: Was erlaubt ist – und was nicht

Bevor ein automatisiertes E-Mail-Marketing-System aufgesetzt wird, stellt sich immer die Frage: Darf ich diese Mail überhaupt verschicken? Und die ist gerade im deutschsprachigen Raum nicht trivial. Denn: Wer sich nicht an die rechtlichen Vorgaben hält, riskiert Abmahnungen – selbst bei scheinbar harmlosen Follow-ups oder Newsletter-Anmeldungen.

Die wichtigsten Regelbereiche:

• Einwilligungspflicht für Werbung per E-Mail
  
• Double-Opt-in-Verfahren zur Absicherung
  
• Cold Outreach im B2B: eingeschränkt erlaubt
  
• Datenschutz (DSGVO) bei der Speicherung und Nutzung von Empfängerdaten

Double-Opt-in: Pflicht bei Newslettern

Wer regelmäßig Newsletter oder automatisierte Mailings an Privatpersonen versendet, braucht eine nachweisbare Einwilligung. Das Standardverfahren ist der sogenannte Double-Opt-in:

1. Nutzer trägt sich in ein Formular ein (z. B. auf der Website)
2. Er erhält eine E-Mail mit einem Bestätigungslink
3. Erst nach dem Klick auf diesen Link gilt die Anmeldung als gültig

Wichtig:
Ohne diese Bestätigung darf keine einzige Werbemail verschickt werden – auch keine Willkommens-Mail mit Rabattcode. Das Eintragen allein reicht rechtlich nicht aus.

Pflichtangaben beim Opt-in:

• Klare Information, wofür man sich anmeldet (z. B. „monatlicher Newsletter mit Angeboten & Tipps“)
• Angabe des Absenders (Name und Adresse)
• Hinweis auf Widerrufsmöglichkeit (jederzeit per Klick)

Cold-Mailing im B2B: Nur unter engen Voraussetzungen erlaubt

Werden Kontakte ohne vorherige Einwilligung angeschrieben – z. B. weil sie eine relevante Position im Unternehmen haben –, spricht man von Cold-Mailing. Im B2B-Bereich ist das unter bestimmten Bedingungen zulässig, im B2C-Bereich dagegen nahezu ausgeschlossen.

2B-Kontaktaufnahme ist erlaubt, wenn:

• Ein „mutmaßliches Interesse“ besteht (z. B. bei thematisch passendem Angebot)
  
• Die Mail personenbezogen und individuell formuliert ist (keine Massenmail)
  
• Der Empfänger geschäftlich erreichbar ist (also über eine geschäftliche E-Mail-Adresse kontaktiert wird)
  
• In der Mail transparent gemacht wird, warum man ihn kontaktiert und wie man an seine Daten gekommen ist
  
• Eine einfache Abmeldemöglichkeit enthalten ist („Sie möchten keine weiteren Nachrichten? Hier abmelden.“)

Beispiel:
Ein Recruiting-Anbieter kontaktiert den Head of HR bei einem Unternehmen mit zehn offenen Stellen. Wenn die Mail personalisiert ist, sich auf die konkreten Stellen bezieht und einen klaren Nutzen bietet, ist das rechtlich möglich – aber kein Freifahrtschein. Massenhafte, ungezielte Kaltakquise bleibt unzulässig.

Was ist mit Tools wie Clay, Apollo oder LinkedIn-Scraping?

Das Nutzen von öffentlich zugänglichen Daten (z. B. aus LinkedIn oder Firmenwebsites) zur Kontaktanbahnung ist nicht grundsätzlich verboten – aber es gilt der Grundsatz der Zweckbindung und Transparenz. Das bedeutet:

• Es muss für den Empfänger verständlich sein, warum und auf welcher Grundlage er kontaktiert wird
• Die gespeicherten Daten dürfen nur für diesen konkreten Zweck verwendet werden
• Ein Link zur Datenschutzerklärung sollte immer enthalten sein

Wichtig:
Wer Adressdaten in Drittstaaten (z. B. über US-Tools) verarbeitet, muss prüfen, ob Datenschutzstandards nach DSGVO eingehalten werden – inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter.

Signalbasiertes E-Mail-Marketing: Was es ist – und wie es funktioniert

Viele E-Mail-Kampagnen scheitern, weil sie nicht relevant sind – oder zum falschen Zeitpunkt kommen. Genau das vermeidet signalbasiertes Outreach: Statt feste Versandtermine zu definieren, werden E-Mails dann verschickt, wenn Nutzerverhalten oder externe Ereignisse ein deutliches Signal geben.

Das Ziel:
Kontextbezogene Kommunikation, die den Empfänger dort abholt, wo er gerade steht – nicht, wo man ihn gern hätte.

Was sind „Signale“?

Ein Signal ist ein Auslöser, der zeigt: Jetzt ist der richtige Moment für eine E-Mail.

Solche Signale können sein:

Nutzerverhalten:

• Eine Tischreservierung über Google
• Ein Seitenaufruf eines bestimmten Produkts
• Ein abgebrochener Warenkorb
• Ein Klick auf „Mehr erfahren“ im letzten Newsletter
• Der Download eines Whitepapers

Externe Ereignisse:

• Ein Startup erhält eine neue Finanzierungsrunde
• Ein Unternehmen schreibt mehrere neue Stellen aus
• Eine neue Führungskraft wird in einem Unternehmen aktiv
• Auf der Website eines Unternehmens wird ein neues CRM-System eingebunden (technisch erkennbar)

Solche Ereignisse sind entweder durch dein eigenes System messbar (z. B. über Webtracking oder Buchungssysteme) oder sie werden extern beobachtet – z. B. über APIs, Web-Scraper oder spezialisierte Tools.

Warum signalbasiertes E-Mail-Marketing funktioniert

Der große Unterschied zur klassischen Kampagne:
Signalbasierte Mails wirken nicht wie Massenkommunikation – sondern wie eine individuelle Reaktion auf eine konkrete Handlung oder Entwicklung.

Statt zu senden, „weil Mittwoch ist“, sendest du, weil etwas passiert ist – und bietest eine passende Antwort. Die Relevanz liegt im Timing, nicht nur im Inhalt.

Das erhöht:

• Öffnungsraten (weil der Betreff situativ wirkt)
• Klickrate (weil der Inhalt als Lösung auf eine Aktion erscheint)
• Vertrauen (weil die Mail sich anfühlt wie eine persönliche Nachricht)

Wie funktioniert das technisch?

1. Signal erfassen

Je nach Art des Signals geschieht das durch:

• Webtracking (z. B. Google Analytics, Matomo, Segment)
• Buchungssysteme (z. B. Google Reserve, OpenTable)
• CRM-Systeme (z. B. HubSpot, Salesforce)
• Datenfeeds und APIs (z. B. Crunchbase, LinkedIn Jobs)

2. Daten anreichern

Sobald ein Signal erkannt wird, braucht es Kontext.
Tools wie Clay übernehmen hier eine zentrale Rolle.

Mit Clay kannst du:

• Ansprechpartner automatisch finden (z. B. über LinkedIn oder E-Mail-Datenbanken)
• Firmendaten wie Branche, Mitarbeiterzahl, Standort abrufen
• Techstack analysieren (z. B. erkennt: „Diese Website nutzt Shopify“)
• Öffentliche Daten kombinieren – z. B. Fundinghöhe, Presseartikel, Stellenanzeigen

3. Mail personalisieren

Anhand dieser Daten wird ein individuelles Mail-Template erzeugt. Beispiel:

„Hallo Julia, ich habe gesehen, dass euer Team gerade wächst – unter anderem sucht ihr drei Entwickler:innen. Viele Unternehmen in der Skalierungsphase tun sich schwer, dabei die richtigen Kandidaten zu finden. Darf ich dir zeigen, wie wir das für [ähnliche Firma] gelöst haben?“

Diese Mail klingt nicht automatisiert, ist es aber. Der Text basiert auf festen Bausteinen, die durch die Daten von Clay automatisch befüllt werden.

4. Automatisierter Versand

Das angereicherte Profil wird in ein E-Mail-System wie Lemlist, Hubspot oder Customer.io übergeben und dort – abhängig vom jeweiligen Signal – automatisch verschickt.

Beispielhafter Signal-Flow (vereinfacht)

1. Signal: Nutzer lädt ein Whitepaper herunter
   
2. Clay enriches: Firmengröße, Branche, Entscheidungsträger
   
3. Trigger: 1 Stunde nach Download → Mail 1: „Das Wichtigste aus unserem Whitepaper“
   
4. Follow-up: 2 Tage später → Mail 2: Case Study eines ähnlichen Unternehmens
   
5. Finale Mail: 5 Tage später → Einladung zu einem Gespräch

Jede E-Mail basiert auf dem vorherigen Verhalten und dem Unternehmenskontext. Kein Massenversand, sondern ein individueller Dialog – automatisiert.

Jede E-Mail basiert auf dem vorherigen Verhalten und dem Unternehmenskontext. Kein Massenversand, sondern ein individueller Dialog – automatisiert.

Was muss dabei beachtet werden?

• Datenschutz: Nur öffentlich zugängliche Daten verwenden, keine sensiblen Informationen ohne Einwilligung
• Personalisierung mit Maß: Nicht alles, was technisch geht, ist sinnvoll – persönliche Anrede, Firmendaten und Signalbezug reichen meist völlig aus
• Abmeldemöglichkeit: Auch bei signalbasierten Einzelmails muss der Empfänger die Möglichkeit haben, der Kontaktaufnahme zu widersprechen

Gerne. Hier kommt der zentrale Abschnitt mit vier detaillierten E-Mail-Marketing-Beispielen, die alle auf signalbasiertem Outreach basieren. Jeder Case enthält:

• Das zugrunde liegende Signal,
• Den konkreten Ablauf der E-Mail-Serie,
• Die Zielsetzung,
• Und Hinweise zur technischen Umsetzung, die auch ohne große Teams realisierbar ist.

Vier E-Mail-Marketing-Beispiele, die auf Signale reagieren – statt auf Kalender

Viele Kampagnen funktionieren nicht, weil sie inhaltsstark, aber kontextlos sind. Die folgenden Beispiele zeigen, wie man mit signalbasiertem E-Mail-Marketing gezielt reagiert – und damit öffnet, klickt und konvertiert.

1. Restaurant: Automatisierte Mails nach Tischreservierung

Signal:

Kunde reserviert einen Tisch für ein Restaurant über Google Reserve

Ziel:

Vorfreude erzeugen, Erinnerungsservice bieten und Bewertungen fördern

Ablauf:

• Mail 1 – direkt nach Reservierung
  Betreff: „Ihr Tisch ist reserviert – das erwartet Sie am Freitag“
  Inhalt: Wochenspecials, Getränketipp, Hinweis auf Live-Musik
  Technik: Google Reserve → Zapier → MailerLite
  
  
• Mail 2 – 1 Stunde vor dem Termin
  Betreff: „Ihr Tisch wartet – wir freuen uns auf Sie“
  Inhalt: Wegbeschreibung, Ansprechpartner, Aperitif-Empfehlung
  
  
• Mail 3 – am Folgetag
  Betreff: „Wie war’s? Ihre Meinung zählt“
  Inhalt: Bewertungslink, kleiner Gutschein für den nächsten Besuch

Umsetzung:

Zapier erfasst das Buchungssignal, stößt die Mailserie in MailerLite an. Mit Clay können z. B. Wetterdaten oder Standortinformationen integriert werden („Heute 25 Grad – perfekt für unsere Terrasse“).

2. E-Commerce: Warenkorbabbruch mit Vertrauensaufbau statt Rabattdruck

Signal:

Produkt in Warenkorb gelegt, aber Kauf nicht abgeschlossen

Ziel:

Conversion fördern – ohne sofort Rabatte zu geben

Ablauf:

• Mail 1 – nach 30 Minuten
  Betreff: „Sie haben etwas vergessen …“
  Inhalt: Produktbild, sanfte Erinnerung, kein Kaufdruck
  
• Mail 2 – nach 24 Stunden
  Betreff: „Was andere dazu sagen“
  Inhalt: Kundenbewertungen, echte Stimmen, Anwendungsbeispiele
  
• Mail 3 – nach 72 Stunden
  Betreff: „Versandkosten geschenkt – nur heute“
  Inhalt: Limitierter Anreiz, Timer, direkter Checkout-Link

Umsetzung:

Shopify oder WooCommerce lösen das Signal aus, E-Mail-Sequenz über Klaviyo. Clay kann regionale Social Proof-Daten einbauen („Schon 46 Kund:innen in Hamburg haben dieses Produkt bestellt“).

3. B2B: Vom Content-Download zum qualifizierten Gespräch

Signal:

Download eines Whitepapers oder Teilnahme an einem Webinar

Ziel:

Vom anonymen Lead zum qualifizierten Gesprächspartner

Ablauf:

• Mail 1 – 1 Stunde nach dem Download
  Betreff: „Die 3 wichtigsten Punkte aus unserem Whitepaper“
  Inhalt: Kurz-Zusammenfassung, Quick Wins
  
• Mail 2 – nach 2 Tagen
  Betreff: „So hat ein Unternehmen aus Ihrer Branche das umgesetzt“
  Inhalt: Fallstudie, personalisiert auf Branche und Teamgröße
  
• Mail 3 – nach 5 Tagen
  Betreff: „15 Minuten für eine ehrliche Einschätzung?“
  Inhalt: Direktlink zum Termintool, klare Gesprächsanbahnung

Umsetzung:

Tracking über Typeform oder Google Tag Manager, Anreicherung der Unternehmensdaten in Clay, E-Mail-Versand über Lemlist oder Customer.io. Clay identifiziert automatisch die Branche, Unternehmensgröße und ähnliche Kunden.

4. Recruiting: Neue Stellenanzeigen als Auslöser für personalisierte Dienstleistungsangebote

Signal:

Ein Unternehmen schreibt mehrere neue Stellen gleichzeitig aus

Ziel:

Personalverantwortliche im Wachstumsmoment gezielt ansprechen

Ablauf:

• Mail 1 – bei Erkennung von 5+ Stellenanzeigen
  Betreff: „Ihr Team wächst – wie finden Sie die richtigen Talente?“
  Inhalt: Bezug auf konkrete Stellenausschreibungen, kein Standardtext
  
• Mail 2 – nach 2 Tagen
  Betreff: „So finden vergleichbare Unternehmen schneller passende Bewerber“
  Inhalt: Case Study oder Checkliste, angepasst an Branche
  
• Mail 3 – nach 5 Tagen
  Betreff: „30 Minuten für ein kostenfreies Recruiting-Audit?“
  Inhalt: Einladung zum Call, Vorteil benennen

Umsetzung:

LinkedIn Jobs oder Indeed API erkennen offene Stellen, Clay reichert das Profil an (z. B. Head of People finden, Firmengröße). Mails werden personalisiert mit direktem Bezug zu gesuchten Rollen.

Fazit zu den E-Mail-Marketing-Beispielen

Die vorgestellten E-Mail-Marketing-Beispiele zeigen, wie effektiv es ist, E-Mails nicht nach Plan, sondern nach Signalen zu versenden. Statt allgemeiner Newsletters verschickst du Nachrichten, die auf echten Nutzeraktionen basieren. Das macht sie nicht nur ansprechend, sondern auch relevant – und führt zu höheren Öffnungsraten, besseren Klickraten und einer nachhaltigeren Kundenbindung.

Im Zentrum steht immer die Frage: Warum bekommt jemand diese E-Mail – und warum jetzt? Genau das macht signalbasierte E-Mail-Kampagnen so wirkungsvoll. Du triffst deine Zielgruppe nicht irgendwann, sondern im richtigen Kontext. Dadurch steigert sich die Chance, dass Mails geöffnet, gelesen, geklickt – und letztlich konvertiert werden.

Wer heute eine E-Mail-Marketing-Kampagne plant, sollte weniger über wöchentliche Versandtermine nachdenken und mehr über Ereignisse, auf die man reagieren kann. Egal ob neuer Neukunde, abgebrochener Warenkorb oder Download eines Whitepapers – jedes dieser Signale ist potenziell der Startpunkt für eine passgenaue, automatisierte E-Mail-Kampagne.

Dabei kommt es nicht nur auf das Timing an, sondern auch auf sauberes Design, klare Betreffzeilen, mobil optimierte Layouts und einen fokussierten CTA (Call-to-Action). Gute Mails überzeugen nicht durch Masse, sondern durch Präzision. Und sie schaffen das, was klassische Newsletter oft nicht leisten: Mehrwert bieten in der Inbox – oder besser gesagt: im Posteingang der richtigen Person.

Wer E-Mail-Marketing ernsthaft betreibt, sollte seine E-Mail-Liste sorgfältig pflegen, segmentieren, die Ansprache individualisieren und jede E-Mail-Kampagne mit einem klaren Ziel versehen. Es hilft, den Content nicht als Pflicht, sondern als Chance zu sehen – Menschen zu informieren, zu inspirieren, zum Scrollen oder Handeln zu animieren.

Mit Tools wie Clay, Customer.io oder MailerLite kannst du diese Prozesse heute nicht nur planen, sondern komplett automatisieren – ohne dass deine E-Mails unpersönlich wirken. Und egal, ob du GIFs, Rabatte oder minimalistische Layouts einsetzt: Entscheidend ist, dass die Mail ansprechend gestaltet, visuell klar, personalisierbar und auf einen konkreten Anstoß hin versendet wird.

Im Zusammenspiel aus kluger Personalisierung, gutem Design und sinnvoll platzierten CTAs entstehen so keine klassischen Werbemails, sondern erfolgreiche E-Mail-Marketing-Kampagnen, die nicht wie Werbung aussehen – sondern wie gut getimter Service.

Zum Abschluss:
Testen lohnt sich – besonders bei Betreffzeilen, Layoutvarianten und Inhalten. Doch wer einfach nur schöne Mails an zufällige Abonnenten verschickt, wird sie schnell wieder verlieren – per Klick auf „Abmelden“. Wer aber echte Relevanz liefert, bleibt dauerhaft im Postfach. Und genau das ist der Unterschied zwischen versenden und erreichen.